Ethics, Compliance & Integrity

Compliance…

…means accordance, following the rules, both legally binding and ethical rules. The term is nowadays unambiguously associated with the specific way in which a company is organised in order to ensure a sustainable compliance culture in it. It concerns systems integrated into the company’s structures and processes and in the awareness of all members of a particular organization. The systems are to prevent violation of commonly applicable laws and standards voluntarily accepted by all the members of an organisation.  They are called Compliance Management Systems, CMS for short (or Anti-Bribery Management Systems regarding anti-corruption). Depending on the adopted model, CMS may also be responsible for detecting irregularities within a company (e.g. through whistleblowing mechanisms or conducting internal investigations) and be a part of the sanctioning process.

CMS implementation is nowadays a world trend and legal obligation in some countries. Originating from the Anglo-Saxon countries, in the era of globalisation the systems have spread to many other legal orders. Globally operating concerns appreciate the benefits of unified mechanisms which assure adherence to rules throughout the whole structure. Consequently, compliance management systems have also reached other countries. However, the fact that the implementation of CMS in more and more companies and other organizations is caused by other factors as well:

• in some industries it is a legal obligation to have CMS in place (e.g. regulated industries of financial and insurance services);
• the legislator introduces legal regulations that promote CMS implementation (e.g. the obligation to establish whistleblowing channels and anti-corruption policy);
• operating in some industries is connected with specific risks, which causes the implementation of CMS to become a common practice required by the market (e.g. in the pharmaceutical industry);
• compliance management systems are an effective tool in combating irregularities, (e.g. corruption or cartel related); risk minimisation is the basis of all economic activity;
• an important incentive for CMS implementation in public companies was the inclusion of provisions pertaining to the realisation of compliance functions in the “Good Practices of the Warsaw Stock Exchange listed companies”;
• many companies consciously follow world tendencies, which are reflected in the ISO standards: 19600 Compliance Management Systems and 37001 Anti-bribery Management Systems.

Integrity…

…means to us more than Compliance. We believe that a fair and value based systems are the condition for trustful and successful business. Integrity in terms of fairness is a fundamental aspect when creating a sustainable culture of compliance. Having rules and acting in accordance with them, respecting other people and acting as to the best believes is crucial in local, national and global environment.

Ethics…

…finally form the basis for compliance and Integrity. Both Compliance and Integrity are having human beings in their focus which means that people’s culture must be considered when implementing this kind of standards. Members of all kind of organizations represent different cultures and values as the most part of it. The values are responsible for creating behaviours and for the most fundamental decision whether or not to act in accordance with rules and regulations or in other words whether or not to be compliant. This is why we believe that Ethics, Integrity and Compliance should be considered jointly when creating management systems aiming to create and maintain a sustainable culture of compliance.

 

–GERMAN | DEUTSCH–

Was bedeutet „Compliance“?

Compliance bedeutet Regeleinhaltung durch Organisationen und ihre Mitglieder. Denn diese generieren Risiken des Regelbruchs, der sich negativ auf die Organisation, ihre Mitglieder sowie die Gesellschaft und das sonstige Umfeld, dessen Teil sie ausmachen, auswirken. Daher sind Organisationen der Privatwirtschaft als auch die der öffentlichen Verwaltung zur Regeleinhaltung verpflichtet. Ob dies auf den Grundsatz des Ehrbaren Kaufmanns im ersten oder das Rechtsstaatsprinzip im zweiten Falle zurückgeführt wird: Regel sind einzuhalten.

Was bedeutet „Compliance Management Systems“?

Die Vergangenheit der letzten Jahre lieferte jedoch etliche Beweise dafür, dass Regel in allen Organisationstypen, teils mit gravierenden Folgen, verletzt werden. Organisationen, darunter privatwirtschaftliche Unternehmen, führen daher immer häufiger Managementsysteme ein, die es zum Ziel haben, das Risiko des Regelbruchs zu erkennen und effektiv zu steuern (sog. Compliance Management Systeme, kurz: CMS). Ein gut funktionierendes CMS gehört mittlerweile zum festen Bestandteil einer guten Governance-Struktur von Organisationen und ist aus nicht nur der deutschen, sondern auch der globalen Unternehmenslandschaft nicht mehr wegzudenken.

Welche Rolle spielen dabei Ethik und Integrität?

CMS ist ein wertebasiertes System, bei denen die ethischen Werte zu berücksichtigen sind. Im Mittelpunkt eines jeden CMS stehen Menschen und ihre Verhaltensweisen, die weiderum von ihren Werten gesteuert werden. Ethik als Teil der Philosophie untersucht das Menschliche Verhalten und kann Antworten dafür liefern, warum Menschen zum Regelbruch neigen. Ethik ist somit ein integraler Bestandteil eines jeden CMS. Integrität weitet den Begriff der Compliance praxisnahe aus. Während sich Compliance primär auf die Einhaltung der rechtlichen Regel beschränkt, bezweckt Integrität die Übereinstimmung zwischen menschlichen Werten einerseits und dem Verhalten der Menschen auf der anderen Seite. So fließen Integrität und Ethik gemeinsam in die Konzeption eines CMS sinngemäß ein.

Warum ist ein effektives CMS wichtig?

Ein effektives CMS generiert eine Reihe von Vorteilen für Organisationen. Es bewirkt, dass in Organisationen das Bewusstsein der Regeleinhaltung (sog. Compliance-Bewusstsein) wächst und damit eine nachhaltige Kultur der Regeleinhaltung (sog. Compliance-Kultur) gefördert wird. Dabei handelt es sich um das Hauptziel von CMS. Daraus schöpfen Organisationen vielfältige weitere Vorteile: Unternehmen sind sichererer und wettbewerbsfähiger, das gute Image wird geschützt und gefördert, Organisation und ihre Mitglieder werden vor Regelbrüchen und ihren Sanktionen geschützt u.v.m.

Bringt ein effektives CMS auch rechtliche Vorteile?

Ein effektives CMS wird heutzutage auf verschiedene Art und Weise rechtlich gewürdigt. So stellte der Bundesgerichtshof in einem Urteil aus dem Jahre 2017, dass effiziente CMS bei der Zumessung von Sanktionen gegen Unternehmen mindernd zu berücksichtigen sind. Ein CMS kann auch im Steuerbereich als ein Indiz gegen Vorsatz- oder Fahrlässigkeitsvorwurf herangezogen werden. Es kann zur Entlastung im Falle der persönlichen Haftung führen. Auch im Falle der Wiederzulassung zu den öffentlichen Ausschreibungen (sog. Selbstreinigung) kann ein CMS von Bedeutung sein. Der Katalog weiterer rechtlicher Vorteil ist lang.

Wer sollte ein CMS einführen?

Alle Organisationen, die aus mehreren Menschen bestehen, ihre Zwecke verfolgen und damit Risiken schaffen, sollten sich der Risiken bewusst sein und diese entsprechend erkennen und steuern. Es besteht zwar, abgesehen von der Kredit- und Versicherungsindustrie, keine branchenübergreifende Pflicht zur Einführung eines CMS, doch führen immer mehr Unternehmen, darunter auch die Mittelständler, Verbände, Stiftungen, Vereine und andere Organisationen solche Systeme ein, um von den vielfältigen Vorteilen zu profitieren.

Warum ist ein effektives CMS nicht einfach zu implementieren?

Durch seine interdisziplinäre Prägung, vielfältige Skepsis in eigener Organisation und die Notwendigkeit, die einzelnen Elemente an den konkreten Bedarf der Organisation anzupassen, werden Personen, die ein CMS einführen möchten, oft vor große Herausforderungen gestellt. Denn damit ein CMS die Vorteile generiert und rechtlich gewürdigt wird, muss es seine Ziele erfüllen können (Effektivität) und ressourcenschonend (Effizienz) eingeführt werden. Beide Zwecke lassen sich durch passgenaue Lösungen erreichen. Nur solche Lösungen werden die vielfältigen Vorteile generieren und von den Behörden und Justiz gewürdigt.

Optimierung, ständige Verbesserung und Bewertung!

Die Risikolandschaft jeder Organisation ändert sich ständig. Daher sollte auch ein CMS, zunächst um effektiv zu bleiben, stets evaluiert und verbessert werden. Auf der anderen Seite sollte in regelmäßigen Umständen kontrolliert werden, ob die gleichen Systemziel nicht mit geringeren Ressourcen / Mitteln erreicht werden können. Dies wird gewährleisten, dass das CMS auch effizient bleibt. Eine objektive Betrachtung durch eine unabhängige Drittperson trägt oft dazu bei, die bestehenden Managementsystem-Lücken zu schließen, anderweitige Lösungen zu implementieren und das betroffene CMS insgesamt zu optimieren und damit effektiv und effizient zu gestalten.